Η τεχνολογία όπλο για τις επιχειρήσεις
Του Αλεξίου Νταουλάρη
Αντιπρόεδρος Δ.Σ. Στήριξις ΑΕ
Διέξοδος στην κρίση μπορεί να αποτελέσει η σωστή αξιοποίηση της τεχνολογίας. Στην περίπτωση της τεχνολογίας της πληροφορικής οι επιπτώσεις της κρίσης είχαν θετική επιρροή στην ανάδειξη τόσο της χρησιμότητάς της όσο και των πολλαπλών τρόπων με τους οποίους μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις.
Η πληροφορική, που αποτελεί τον βασικό λίθο κάθε διαδικασίας, συνέβαλε στην κατάργηση των συνόρων, στη δημιουργία ωφέλιμης, παραγωγικής και εξαγώγιμης επιχειρηματικότητας, στην υποστήριξη της καινοτομίας, στη βελτίωση του κόστους, στην επαναξιολόγηση των διαπραγματεύσεων και της επιχειρηματικής αξίας, στη χρήση του outsourcing, στη βελτίωση της απόδοσης και της εξυπηρέτησης πελατών, κ.ο.κ.
Η εξέλιξη στην τεχνολογία της παραγωγής αγαθών, οι ανάγκες των καταναλωτών που πολλαπλασιάζονται και αναβαθμίζονται συνεχώς και άλλα σοβαρά οικονομικά θέματα αφορούν την ανάγκη κάθε επιχείρησης για ενημέρωση και προσαρμογή κάθε φορά των ενεργειών της. Η έγκαιρη και επιτυχής προσαρμογή της επιχείρησης στο στενό επιχειρηματικό, αλλά και στο ευρύτερο περιβάλλον της βοηθά να επιτευχθεί με τον καλύτερο τρόπο και ο αντικειμενικός της σκοπός.
Γι’ αυτό είναι ανάγκη να βρίσκονται και να αξιοποιούνται οι πληροφορίες που βοηθούν τη διοίκηση να πάρει τις σωστές αποφάσεις. Οι πληροφορίες αυτές προέρχονται από το στενό ή το ευρύτερο περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και από τα στοιχεία της δικής της δραστηριότητας.
Μερικές από αυτές τις πληροφορίες είναι ιδιαίτερα κρίσιμης σημασίας τόσο για τη λειτουργία της όσο και για τη στρατηγική της. Η συγκέντρωση, η αποθήκευση, η επεξεργασία και η αξιοποίησή τους σε καθημερινή βάση καθιστά αναγκαία την ύπαρξη μίας ξεχωριστής λειτουργίας, αυτής της “Διοίκησης Πληροφοριών”.
Η χρήση ενός προγράμματος διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων, ειδικά από εταιρείες που μεγαλώνουν τον κύκλο εργασιών τους, δεν αποτελεί μοχλός ανάπτυξης αλλά υποστηρίζει και βοηθάει την εξέλιξή τους.
Για πολλές εταιρείες όμως η εφαρμογή μηχανογράφησης(software) δεν είναι κάτι καινούργιο. Πιθανά να το χρησιμοποιούν σε καθημερινή βάση για την εκτέλεση εργασιών τιμολόγησης και την διαχείριση αποθήκης.
Όμως η εξέλιξη του εμπορίου και τα νέα δεδομένα στην διαχείριση επιβάλλουν την επιλογή νέου λογισμικού. Η σωστή επιλογή νέου προγράμματος γίνεται μετά από ανάλυση των αναγκών της εταιρείας.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι που καθορίζουν την επιλογή προγράμματος μηχανογράφησης, τόσο για την πρώτη εγκατάσταση όσο και για την αλλαγή και επιλογή νέου ή αναβάθμισης του.
Τώρα θα δούμε 7 λόγους για τους οποίους μία επιχείρηση επιλέγει να αναβαθμίσει ή αντικαταστήσει τις εφαρμογές της με νέες όπως αυτή του Pylon που προμηθεύει η εταιρία μας.
- Ενίσχυση της παραγωγικότητας
Πρωταρχικός σκοπός χρήσης ενός νέου συστήματος μηχανογράφησης είναι να ενσωματωθούν και να αυτοματοποιηθούν οι περισσότερες από τις καθημερινές διαδικασίες της επιχείρησης Το σύστημα μηχανογράφησης πέρα από τις τιμολογιακές εργασίες μπορεί περιλαμβάνει και μια σειρά από εργαλεία όπως η παρακολούθηση έργων, η καταγραφή εργασιών και η διαχείριση αποθεμάτων.Η επιλογή ενός γρήγορου, απλού και αποτελεσματικού προγράμματος μηχανογράφησης για την εκτέλεση των εργασιών και με δυνατότητα σύνδεσης όλων των δεδομένων που παράγονται καθημερινά στην επιχείρηση θα επιφέρει σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας. Η αύξηση της παραγωγικότητας οφείλεται στην μείωση του χρόνου εκτέλεσης συγκεκριμένων εργασιών όπως και στην εξοικονόμηση χρημάτων από αυτές. - Τεχνολογία αιχμής
Κάθε σύγχρονο πρόγραμμα μηχανογράφησης αποτελείται από διάφορες ενότητες που παρέχουν την δυνατότητα παραμετροποίησης από το χρήστη. Έτσι οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν τις λειτουργικές ενότητες που θεωρούν απαραίτητες για τον οργανισμό τους. Με τον τρόπο αυτό αφενός εξασφαλίζεται η ομαλή λειτουργία του προγράμματος αφού δεν φορτώνεται με άχρηστα πράγματα και αφετέρου μειώνεται σημαντικά το κόστος αγοράς. - Βελτιωμένη δομή της βάσης δεδομένων
Οι περισσότερες νέες επιχειρήσεις στηρίζονται στην συλλογή και την αξιοποίηση των δεδομένων. Οι καλά οργανωμένες βάσεις δίνουν την δυνατότητα εύρεσης γρήγορα και εύκολα όλων των στοιχείων που χρειάζονται για την στρατηγική σχεδίαση ενός επιχειρηματικού πλάνου.
Τα σύγχρονα προγράμματα μηχανογράφησης μπορούν να αποθηκεύουν και να ανασύρουν γρήγορα τα δεδομένα που παράγουν σε μια καλά οργανωμένη βάση δεδομένων. Ο μικρός χρόνος εύρεσης της πληροφορίας είναι ζωτικής σημασίας για την γρήγορη λήψη απόφασης. - Ενισχύει την συνεργασία των συναδέλφων και την χρήση έξυπνων συσκευών
Τα μοντέρνα συστήματα μηχανογράφησης ενσωματώνουν σύγχρονα εργαλεία και μηχανισμούς που επιτρέπουν την αποτελεσματικότερη επικοινωνία των συνεργατών. Για παράδειγμα η καταχώρηση μιας παραγγελίας σηματοδοτεί μια επικοινωνία με την κεντρική αποθήκη.
Ο πωλητής καταχωρεί την παραγγελία από το tablet και αυτόματα καταχωρείται στο πρόγραμμα μηχανογράφησης, μειώνει σε πραγματικό χρόνο τα υπόλοιπα των προϊόντων και ειδοποιείται η αποθήκη για την εκτέλεσή της. Με το Pylon mobile order ο πωλητής παρακολουθεί από το σημείο που βρίσκεται ο πελάτης του τα υπόλοιπα των προϊόντων και βάζει παραγγελία χωρίς να χρειάζεται να πάρει τηλέφωνο στα κεντρικά. - Παρέχει την δυνατότητα σύνδεσης με πλατφόρμες e-shop
Τα εξελιγμένα προγράμματα μηχανογράφησης διαθέτουν μια σειρά από εργαλεία που επιτρέπουν την εύκολη σύνδεση με άλλα λογισμικά. Το ιδιαίτερο αυτό χαρακτηριστικό βρίσκει ιδιαίτερη απήχηση σε εταιρείες που τρέχουν παράλληλα και ηλεκτρονικό κατάστημα. Εφόσον πραγματοποιηθεί η σύνδεση και εξασφαλιστεί η αμφίδρομη επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο (live σύνδεση) όλα τα προϊόντα της επιχείρησης είναι διαθέσιμα και στο ηλεκτρονικό κατάστημα. Σε περίπτωση που κάποιο προϊόν πουληθεί στο φυσικό κατάστημα αμέσως ενημερώνονται τα υπόλοιπα στο e-shop και το αντίστροφο.
Ένα ακόμα σπουδαίο χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα των σύγχρονων προγραμμάτων μηχανοργάνωσης να εκτελούν ενέργειες που δίνονται από εξωτερικές πηγές. Στην περίπτωση των e-shop το χαρακτηριστικό αυτό βρίσκει εφαρμογή στην έκδοση παραστατικών (απόδειξη ή τιμολόγιο) με την ολοκλήρωση της παραγγελίας από τον πελάτη. Το Pylon διαθέτει web services που παρέχουν την δυνατότητα να επικοινωνεί με άλλα συστήματα όπως e-commerce πλατφόρμες, τηλεφωνικά κέντρα και πολλά άλλα. - Βελτιώνουν την επικοινωνία των πωλητών, των συνεργατών και των προμηθευτών.
Τα σύγχρονα προγράμματα μηχανογράφησης ενισχύουν τις διαδικασίες πώλησης, προμηθειών και έγκυρης ενημέρωσης για την διαθεσιμότητα των προϊόντων. Στις περισσότερες περιπτώσεις οι πωλητές και οι συνεργάτες θέλουν άμεση ενημέρωση για τα προϊόντα και τις πωλήσεις τους. Θέλουν να βλέπουν τα στατιστικά για κάθε κωδικό προϊόντος ανά μήνα, εποχή και ότι άλλο ορίζει ο σύγχρονος και ανταγωνιστικός τρόπος εμπορίου. Οι εταιρείες από την πλευρά τους θέλουν αυτόματες ειδοποιήσεις για χαμηλό όριο αποθέματος ανά προϊόν.
Έτσι ξέρουν ότι θα μπορέσουν να εξυπηρετήσουν περισσότερους πελάτες χωρίς καθυστερήσεις. Αυτή όμως η δυνατότητα είναι καθοριστικής σημασίας και για τους προμηθευτές που θα γνωρίζουν έγκαιρα τις απαιτήσεις και θα μπορούν να διαχειριστούν με τη σειρά τους τα αποθέματά τους. - Ενισχύουν την ασφάλεια των δεδομένων της επιχείρησης
Οι νέες τεχνολογίες είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν τις εκατοντάδες απειλές που δρουν στο διαδίκτυο. Επιλέγοντας ένα από τα νέα προγράμματα μηχανογράφησης είστε σίγουροι ότι οι κατασκευαστές του έχουν μεριμνήσει για κάθε κενό ασφαλείας. Έχουν χρησιμοποιήσει ότι νεότερο εργαλείο έχει αναπτυχθεί για να κατασκευάσουν το τελικό πρόγραμμα, διασφαλίζοντας τα δεδομένα της εταιρείας που σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να βρεθούν σε λάθος άτομα. Τα δεδομένα σας βρίσκονται καταχωρημένα σε βάσεις δεδομένων.
Τα ηλεκτρονικά και το λογισμικό είναι συνήθως τα μέσα με τα οποία εισάγεται στα ανταγωνιστικά προϊόντα όλων των παραγωγικών τομέων. Η στατιστική δείχνει ότι η Ελλάδα ακόμα και σε αυτούς τους τομείς δεν έχει τις ανάλογες επιδόσεις.
Πλέον τα κόστη μηχανογράφησης έχουν μειωθεί αρκετά σε σχέση με το παρελθόν και είναι προσαρμοσμένα στις ανάγκες τις εποχής. Πρακτικά αυτό σημαίνει ότι οι επιχειρηματίες θα πρέπει να δράξουν της ευκαιρίας ώστε να μπορέσουν να γίνουν πιο ανταγωνιστικοί στο δύσκολο και συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον που πλέον ζούμε.
